Quante volte è capitato di pensare che le e-mail commerciali non funzionassero, e che scrivere un’e-mail commerciale fosse un’attività sbagliata?

Al contrario, è giusto pensare che le e-mail sono un forte mezzo di comunicazione; e per far sì che un’e-mail commerciale funzioni è utile dargli una modalità di apertura accattivante e coinvolgente.

Supponi di essere il destinatario di un’e-mail commerciale: quanto tempo impiegheresti a leggere l’e-mail una volta aperta? Pochi secondi!

Ed è per questo che l’interesse e il coinvolgimento di una persona va catturato nei primi istanti, perchè è proprio in quei pochi secondi che viene prestata maggiore attenzione da parte di chi sta leggendo, con l’obiettivo di dare il via ad una conversazione.

Ovviamente oltre a questi aspetti, che sono di fondamentale importanza, è indispensabile comporre l’e-mail con attenzione e buonsenso, investendoci del tempo, soprattutto se si tratta di un’e-mail in ambito lavorativo.

Scrivere un’e-mail commerciale nel modo corretto richiede competenza, ed è infatti necessario non commettere errori per far trasparire una buona immagine di sé e della propria azienda.

 

Linee guida per impostare un’e-mail commerciale corretta.

All’inizio di un’e-mail, è importante sempre trascrivere l’oggetto, cercando di introdurre già l’argomento principale del messaggio. Ad esempio, un oggetto per un’e-mail commerciale potrebbe essere: “Meeting day XX”, “The project XX”, “Information IT”. In tal modo, gli utenti sapranno chiaramente di cosa sta parlando il messaggio ricevuto.

Inoltre, includere l’oggetto è necessario anche perché non si sa per certo quante e-mail riceve il nostro destinatario, per cui leggere l’argomento della conversazione può essergli d’aiuto nel capire se aprirla nell’immediato o meno.

In seguito, è opportuno sempre iniziare un’e-mail commerciale con una formula di saluto appropriata. Alla formula di saluto, va poi associata la carica o il titolo professionale, ma se questi non sono specificati oppure sono da noi ignoti, basta ricorrere al classico “Dearest XX” o “Egregious XX”, seguito poi dal cognome.

Successivamente, è essenziale far partire la nostra e-mail commerciale con un’introduzione impostata con garbo, non troppo lunga: “With reference to XX”, “Thank you for the conversation XX”, “Thanks to you for the reply XX”.

Peraltro, se state scrivendo più di un’e-mail commerciale, al fine di far conoscere la vostra attività, cercate di non inviare e-mail tutte uguali, personalizzatele!

È indispensabile poi, stilare i contenuti dell’e-mail commerciale ricorrendo all’uso di frasi semplici e comprensibili.

Non allegate assolutamente emoticon al vostro testo o punti esclamativi a casaccio! Infatti, nella cura che riponete nella scrittura deve trasparire anche la cura che ci avete messo per il vostro lavoro.

Inoltre, se dovete allegare dei file alla vostra e-mail commerciale, inseriteli prestando molta attenzione alla loro dimensione, poiché potrebbe mandare in tilt il computer del destinatario portando a scarsi risultati, rispetto a quelli desiderati.

Infine, giungendo al termine della stesura dell’e-mail commerciale, occorre inserire le collaudate formule di cortesia.

Bisogna sempre ricordarsi che, anche se stiamo utilizzando un mezzo virtuale, non dobbiamo dimenticarci di salutare nel modo corretto: “Yours sincerely”, “Thanks for your attention”.

L’ultimo step è quello del controllo. Fai attenzione agli errori grammaticali o di battitura che son spesso frequenti!

Questo è un passaggio fondamentale da affrontare per impedire di apparire poco professionale!

 

Quindi, ricapitolando. Cosa è necessario fare per impostare correttamente un’e-mail commerciale?

Messaggi semplici, chiari, domande specifiche su feedback richiesti e Cordialità nei saluti.

E poi largo alle tue competenze e alla capacità di esporre con linearità i contenuti!

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